Cara Menghitung Jumlah Tamu Undangan Nikah dan Porsi Katering dari RSVP

Menghitung jumlah tamu undangan nikah adalah salah satu keputusan paling mahal dalam persiapan pernikahan. Terlalu sedikit, tamu kehabisan makanan. Terlalu banyak, anggaran terbuang. Kabar baiknya, RSVP digital memberi angka yang bisa dihitung. Di artikel ini kami pakai data nyata dari 124 RSVP di WithYou untuk menyusun rumus yang praktis.

Dua angka kunci dari data RSVP

Sekitar dua dari tiga tamu datang sendiri dan sepertiga datang berdua dengan pasangan atau anggota keluarga. Karena itu, menghitung satu RSVP sebagai satu porsi hampir pasti membuat katering kurang.

Rumus sederhana

Pisahkan tamu menjadi dua kelompok: yang sudah RSVP hadir, dan yang belum mengisi sama sekali.

Perkiraan tamu = (RSVP hadir × 1,4) + (undangan yang belum RSVP × perkiraan persentase datang × 1,4)

Angka 1,4 adalah pembulatan dari 1,38 supaya ada sedikit ruang aman. Persentase datang untuk yang belum RSVP bergantung pada kedekatan: kerabat dekat biasanya tetap datang walau lupa mengisi, sedangkan kenalan jauh lebih jarang.

Satu hal lagi: 9% tamu yang mengisi RSVP menyatakan tidak hadir. Jawaban "tidak" ini sama berharganya dengan "hadir", karena memastikan porsi mereka bisa dialihkan. Jadi dorong semua tamu untuk mengisi, apa pun jawabannya.

Contoh hitungan

Misalkan kamu mengirim 400 undangan. Seminggu sebelum acara, kondisinya seperti ini:

• 220 tamu mengisi RSVP hadir

• 20 tamu mengisi RSVP tidak hadir

• 160 tamu belum mengisi

Hitungannya:

1. Tamu pasti: 220 × 1,4 = 308 orang.

2. Tamu belum RSVP, anggap separuhnya datang: 160 × 50% × 1,4 = 112 orang.

3. Total perkiraan: 308 + 112 = 420 orang.

4. Tambah cadangan 5 sampai 10% untuk tamu tak terduga: sekitar 440 sampai 460 porsi.

Angka 50% di langkah kedua adalah asumsi. Kalau yang belum mengisi kebanyakan keluarga dekat, naikkan. Kalau kebanyakan rekan kerja jauh, turunkan.

Cara membuat angka RSVP lebih akurat

Semakin banyak tamu yang mengisi RSVP, semakin kecil bagian yang harus ditebak. Beberapa hal yang terbukti membantu:

• Kirim di jam yang tepat. 42% RSVP masuk pukul 18.00 sampai 23.00, dan 86% tamu mengisi dalam 24 jam setelah membuka undangan. Baca waktu terbaik kirim undangan nikah digital.

• Cantumkan batas waktu RSVP, misalnya H-10, supaya kamu punya waktu mengonfirmasi angka ke katering.

• Batasi jumlah orang per undangan. Di WithYou kamu bisa mengatur maksimal jumlah tamu yang boleh diisi per RSVP, supaya tidak ada yang tiba-tiba membawa rombongan.

• Undangan personal per tamu. Link dengan nama tamu membuat kamu tahu persis siapa yang sudah membuka dan siapa yang sudah mengisi.

• Kirim pengingat ke yang belum mengisi setelah dua sampai tiga hari.

Menghitung jumlah tamu undangan nikah untuk akad dan resepsi

Rata-rata undangan di WithYou memuat 1,9 acara, biasanya akad dan resepsi. Tamu akad umumnya jauh lebih sedikit dan lebih terukur, sering hanya keluarga dan kerabat dekat. Hitung jumlah tamu undangan nikah untuk tiap acara secara terpisah. Jangan memakai satu angka untuk dua acara yang kapasitas dan menunya berbeda.

Kesalahan umum saat menghitung tamu

• Menghitung dari jumlah undangan, bukan dari RSVP. Jumlah undangan yang dikirim hanya batas atas. Angka yang bisa dipegang adalah konfirmasi hadir.

• Lupa pasangan dan anak. Sepertiga tamu datang berdua. Kalau undanganmu terbuka untuk keluarga, angka per RSVP bisa lebih besar dari 1,4.

• Mengabaikan tamu tambahan dari orang tua. Orang tua sering mengundang kolega atau tetangga lewat jalur sendiri. Minta daftar mereka masuk ke daftar tamu yang sama supaya ikut terhitung.

• Tidak memisahkan vendor dan panitia. Fotografer, MUA, dan panitia juga makan. Hitung terpisah dari tamu.

• Menunggu sampai H-3. Katering butuh waktu belanja dan menyiapkan. Angka yang terlambat biasanya berujung biaya tambahan.

Kapan angka final dikirim ke katering?

Kebanyakan vendor katering meminta angka final sekitar H-7 sampai H-14. Susun jadwalmu mundur dari tanggal itu:

• H-30 sampai H-21: undangan tersebar semua.

• H-14: kirim pengingat ke yang belum RSVP.

• H-10: batas akhir RSVP.

• H-7: hitung dengan rumus di atas, lalu kirim angka final ke katering.

Ringkasan

Menghitung jumlah tamu undangan nikah memang tidak pernah seratus persen pasti, tapi bisa dibuat jauh lebih terukur. Kuncinya ada pada dua kebiasaan: mengumpulkan RSVP sebanyak mungkin, dan memakai angka yang realistis untuk menerjemahkannya menjadi porsi.

Jangan samakan satu RSVP dengan satu porsi. Kalikan RSVP hadir dengan 1,4, perkirakan tamu yang belum mengisi berdasarkan kedekatan, lalu beri cadangan kecil. Dengan RSVP digital dan pengingat yang tepat waktu, bagian yang harus ditebak tinggal sedikit.

Lihat juga contoh undangan nikah digital dengan RSVP dan temuan lengkap kami di riset undangan nikah digital 2026.

Tentang data ini

Semua angka di artikel ini berasal dari data internal WithYou periode 1 sampai 26 September 2026: sekitar 476 akun, 264 undangan yang dibuat, 106 di antaranya sudah terbit, 124 konfirmasi kehadiran (RSVP) dari 38 undangan, 295 jawaban kuis onboarding, dan 43 survei kepuasan. Data diolah secara agregat dan anonim. Tidak ada nama, nomor WhatsApp, atau isi undangan pribadi yang dibuka. Akun internal tim WithYou tidak dihitung.

Sampelnya masih kecil dan baru satu bulan, jadi anggap angka ini sebagai gambaran awal, bukan patokan pasti. Kami akan memperbaruinya secara berkala.